Veelgestelde vragen bij een subsidieaanvraag

1. Wie kunnen er een subsidie aanvragen?

Bij het Universiteitsfonds Delft kan een aanvraag voor subsidie worden gedaan door studenten (individueel en in groepsverband) en studieverenigingen.

Voor masterstudenten:

  • Afstudeerstage/-werk van de Masteropleiding in het buitenland.
  • Algemene subsidies, in de vorm van een bijdrage in de kosten bij een voordracht of een posterpresentatie, bijvoorbeeld van het afstudeerwerk op een congres.

Voorwaarde is dat de afstudeerder zelf en de universiteit en/of opleiding ook financieel bijdraagt.

(Groepen) studenten:

  • Deelname aan internationale en innovatieve competities

Faculteitsgebonden studieverenigingen:

  • Verenigingsactiviteiten en studiereizen

Subverenigingen en disputen

  • In overleg met de studievereniging

Daarnaast is het mogelijk om een subsidie aan te vragen voor activiteiten die niet volledig aansluiten bij de doelstelling van het Universiteitsfonds Delft. Bijvoorbeeld voor aan de TU Delft verbonden sportverenigingen en culturele verenigingen.

Voor studenten:

2. Welke aanvragen komen niet in aanmerking?

Niet alle subsidieaanvragen komen in aanmerking. Dit gaat om aanvragen die:

  • niet met de studie aan de TU Delft te maken hebben;
  • niet voldoen aan de doelstelling van het Universiteitsfonds Delft;
  • niet het TU Delft belang dienen;
  • voordeel gericht zijn;
  • betrekking hebben op het financieren van een proefschrift.

Ook subsidieaanvragen van promovendi/aio’s komen niet in aanmerking. Reden hiervoor is dat deze groepen fondsen kunnen benaderen die niet binnen het bereik van studenten liggen. Gedetailleerde informatie over deze fondsen is beschikbaar op: www.beursopener.nl.

3. Hoe vraag ik een subsidie aan?

Een subsidieaanvraag bestaat uit diverse documenten die per e-mail moeten worden ingediend bij het Universiteitsfonds Delft. De subsidieaanvraag dient vooraf mondeling te worden toegelicht bij het vertegenwoordigend lid uit de Commissie van Uitvoering van de desbetreffende faculteit.

De in te dienen stukken:

  • een volledig ingevuld aanvraagformulier van het Universiteitsfonds Delft;
  • een motiveringsbrief;
  • een duidelijke omschrijving van het project;
  • een gedetailleerde begroting;

Individuele studenten dienen ook de volgende stukken aan te leveren:

  • een aanbevelingsbrief van de begeleidende hoogleraar. Deze brief moet ook informatie bevatten m.b.t. de financiële bijdrage die vanuit de vakgroep/sectie/werkverband wordt verstrekt;
  • bewijs acceptatie voordracht/posterpresentatie indien aanvraag voor een congres;
  • een planning indien de aanvraag een afstudeerproject betreft;
  • cijferlijsten na de propedeuse;

Indien een van de bovenstaande stukken ontbreekt kan de aanvraag niet in behandeling worden genomen.

4. Wanneer moet ik mijn aanvraag uiterlijk indienen?

Er zijn jaarlijks drie Commissie van Uitvoering vergaderingen waarin de aanvragen worden behandeld. Uiterlijk 14 dagen voor deze vergadering moeten de stukken ingeleverd zijn bij het Universiteitsfonds.

De Commissie van Uitvoering vergadert in 2017 op:

21 maart 2017 – uiterste inleverdatum 7 maart
20 september 2017 – uiterste inleverdatum 6 september
7 december 2017 – uiterste inleverdatum 23 november

5. Wie is mijn vertegenwoordiger in de Commissie van Uitvoering?

Je dient je subsidieaanvraag met de vertegenwoordiger van jouw faculteit door te spreken voor de vergadering van de Commissie van Uitvoering. De onderstaande personen hebben zitting in de Commissie van Uitvoering.

BK: prof.dr.ir.V.H. Gruis
TB: prof.dr. M.S. van Geenhuizen
LR: ir.J.A. Melkert
TN: prof.dr.ir. C.R. Klein
CT: dr.ir. M.C.M. Bakker
IO: prof.dr.H. de Ridder
EWI: prof.dr. J.M.A.M. van Neerven
3mE: prof.dr.ir.B.J.Boersma
TA: dr.M.E. Donselaar

6. Hoe wordt mijn aanvraag behandeld?

Binnengekomen subsidieaanvragen worden in volgorde van binnenkomst genummerd en gedateerd. Je ontvangt een ontvangstbevestiging van de aanvraag per e-mail.

Vervolgens wordt de aanvraag doorgestuurd naar het vertegenwoordigend lid van de Commissie van Uitvoering van jouw faculteit. Hij of zij zal de aanvraag toelichten in de Commissie vergadering.

Tijdens de vergadering wordt er besloten over de ontvangen aanvragen. Als aanvrager wordt je zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken na de vergadering op de hoogte gebracht van de uitslag van de vergadering.

Soms zijn er voorwaarden aan de toekenning van de subsidie verbonden, zoals het publiceren van het logo van het Universiteitsfonds Delft. Deze voorwaarden worden dan ook gecommuniceerd.

7. Hoe wordt de subsidie uitgekeerd?

Betaling vindt plaats na het indienen van een (reis-)verslag of publicatie en bij verblijf in het buitenland een kopie van de rekening van het ticket.  Bij hoge uitzondering kan een voorschot op de subsidie worden uitgekeerd. Neem hiervoor contact op met het Universiteitsfonds Delft.

Declaraties ten aanzien van verleende subsidies dienen binnen 6 maanden na toekenning van de subsidie te worden ingediend bij de het bureau van het Universiteitsfonds.

Mocht het niet lukken om de declaratie binnen 6 maanden na toekenning in te dienen kan bij het Universiteitsfonds om verlenging van deze termijn worden gevraagd. Indien dit niet gebeurt binnen een maand na verstrijking van de termijn, vervalt de subsidietoekenning.

8. Met wie kan ik contact opnemen voor meer informatie?

Mocht je na het doornemen van bovenstaande informatie nog vragen hebben, neem dan contact op met Lidy Sluimer of Paulien Mouwen via ufonds-grants@tudelft.nl.

Library TU Delft
Gebouw 21
Prometheusplein 1
2628 ZC Delft
tel. 015 – 278 3762
ufonds-grants@tudelft.nl